Pierścionek jest, data wstępnie ustalona, a w głowie kłębi się sto pytań naraz: sala, fotograf, suknia, goście, urząd czy kościół? Organizacja wesela to projekt na wiele miesięcy, ale rozłożony w czasie przestaje przytłaczać.
Poniższy harmonogram zakłada, że na przygotowania macie około roku. To dziś w Polsce dość typowy czas, zwłaszcza jeśli zależy wam na terminie w sezonie, od maja do września, kiedy najpopularniejsze sale i usługodawcy bywają zarezerwowani z dużym wyprzedzeniem. Jeśli macie mniej czasu, nie panikujcie – kolejne kroki da się skompresować, trzeba tylko szybciej podejmować decyzje.
To ogólna mapa, a nie sztywny plan. Każde wesele jest inne: jedni marzą o przyjęciu na dwieście osób, inni o kameralnym obiedzie w gronie najbliższych. Wybierzcie z listy to, co dotyczy was, i nie przejmujcie się resztą.
12 miesięcy przed: fundamenty
Zanim zaczniecie oglądać sale i przymierzać suknie, usiądźcie we dwoje i porozmawiajcie o trzech sprawach, od których zależy wszystko inne: budżecie, liczbie gości i charakterze uroczystości. Te trzy decyzje wyznaczają ramy całego planowania i oszczędzają wielu kłótni później.
Charakter uroczystości to coś więcej niż „duże czy małe”. Klasyczne polskie wesele z obiadem, kilkoma ciepłymi daniami, tańcami do białego rana i poprawinami następnego dnia to zupełnie inny projekt niż przyjęcie w ogrodzie z grillem, kolacja w restauracji dla trzydziestu osób czy ślub za granicą w gronie najbliższych. Coraz więcej par rezygnuje z poprawin, oczepin czy wódki na stołach, wybiera wesele w ciągu dnia albo zaprasza tylko dorosłych gości. Nie ma tu jednej słusznej drogi. Warto szczerze zapytać siebie, czego naprawdę chcecie, a nie co wypada albo czego oczekuje rodzina – i trzymać się tego przy kolejnych decyzjach, kiedy wszyscy wokół będą mieli dobre rady.
Budżet warto ustalić realistycznie i od razu zdecydować, kto się do niego dokłada. Jeśli rodzice chcą pomóc finansowo, dobrze jest jasno porozmawiać o tym, czy wiąże się to z oczekiwaniami – na przykład co do listy gości czy rodzaju ceremonii. Przy rozpisywaniu wydatków zostawcie rezerwę na nieprzewidziane koszty, bo prawie zawsze się pojawiają.
Na tym etapie warto też zdecydować, czy chcecie skorzystać z pomocy konsultantki ślubnej, czyli wedding plannerki. Taka osoba może poprowadzić całe przygotowania albo tylko koordynować dzień ślubu, pilnując harmonogramu, usługodawców i drobnych kryzysów, o których para młoda nawet się nie dowie. To dodatkowy koszt, ale przy dużym weselu, napiętym grafiku zawodowym albo ślubie organizowanym w innym mieście często oszczędza mnóstwo nerwów i czasu. Jeśli wolicie zrobić wszystko sami, zastanówcie się przynajmniej, kto z bliskich mógłby przejąć rolę koordynatora w samym dniu wesela.
Wstępna lista gości to druga podstawa. Nawet szkicowa, pozwala oszacować wielkość sali i koszt przyjęcia, który zwykle stanowi największą część weselnego budżetu, bo cena liczona jest od osoby.
W tym samym czasie trzeba zdecydować, jaki ślub chcecie wziąć: cywilny w urzędzie stanu cywilnego, cywilny poza urzędem (na przykład w plenerze czy w sali weselnej), wyznaniowy ze skutkami cywilnymi, czyli konkordatowy, czy symboliczny. Od tego zależą formalności i terminy, o których za chwilę.
Gdy znacie datę, zarezerwujcie salę i – jeśli to ślub kościelny – termin w parafii. Najlepsze miejsca w sezonie znikają najszybciej. Przy wyborze sali zwróćcie uwagę nie tylko na wystrój i menu, ale też na dojazd, parking, noclegi dla gości z daleka, możliwość przedłużenia przyjęcia i zasady dotyczące własnego alkoholu czy ciast. Wszystkie ustalenia warto mieć na piśmie, w umowie, razem z wysokością zadatku i warunkami jego zwrotu.
Każdą umowę z usługodawcą czytajcie przed podpisaniem w całości, zwłaszcza fragmenty o zadatku, zmianie terminu i rezygnacji. To, co ustalone tylko ustnie, w razie sporu trudno udowodnić.
10–11 miesięcy przed: ludzie, którzy zrobią wasz dzień
To dobry moment na rezerwację usługodawców, którzy obsługują jedno wesele dziennie i najszybciej mają zajęte terminy: fotografa, kamerzysty, zespołu lub DJ-a. Zanim podpiszecie umowę, obejrzyjcie pełne reportaże, nie tylko najlepsze zdjęcia z portfolio, porozmawiajcie przez telefon albo na spotkaniu i zapytajcie o czas pracy, termin oddania materiałów i to, co się stanie, gdy usługodawca zachoruje. Muzykę najlepiej usłyszeć na żywo albo przynajmniej na nagraniu z prawdziwego wesela, nie studyjnym demo.
Zespół czy DJ? Zespół daje energię muzyki na żywo i często lepiej prowadzi zabawę, ale zwykle jest droższy i ma węższy repertuar. DJ zagra praktycznie każdą piosenkę w oryginalnym wykonaniu, zajmuje mniej miejsca i łatwiej dopasowuje się do gości w różnym wieku. Coraz popularniejsze są też rozwiązania mieszane: na przykład kwartet smyczkowy podczas ceremonii i obiadu, a później DJ. Niezależnie od wyboru dobrze jest wcześnie ustalić listę utworów, które muszą zabrzmieć, i tych, których nie chcecie słyszeć – i oddać ją prowadzącemu na piśmie.
8–9 miesięcy przed: suknia, świadkowie i pierwsze formalności
Na suknię ślubną z salonu, szytą na miarę lub zamawianą, często czeka się kilka miesięcy, a do tego dochodzą przymiarki i poprawki. Dlatego warto zacząć poszukiwania z odpowiednim wyprzedzeniem. Umówcie się na przymiarki w dni powszednie, kiedy salony są mniej oblegane, i zabierzcie ze sobą jedną, dwie osoby, których zdaniu ufacie – tłum doradców zwykle bardziej przeszkadza, niż pomaga.
Jeśli budżet jest ograniczony, nie trzeba kupować nowej sukni z salonu. Wypożyczalnie, suknie z poprzednich kolekcji, modele z drugiej ręki albo prosta, elegancka sukienka szyta przez krawcową to rozwiązania, po które sięga coraz więcej panien młodych – i nikt z gości nie zauważy różnicy, jeśli suknia jest dobrze dopasowana. Najważniejsze, żebyś czuła się w niej sobą i mogła w niej swobodnie tańczyć.
Buty kupujcie razem z suknią. Długość sukni zależy od wysokości obcasa.
To również czas na wybór świadków i rozmowę o tym, czego od nich oczekujecie. Świadkowie często pomagają w organizacji wieczorów panieńskiego i kawalerskiego, wspierają w dniu ślubu i pilnują, żeby wszystko szło zgodnie z planem.
Jeśli planujecie ślub kościelny, sprawdźcie w parafii, jakie dokumenty i kursy są wymagane. Zwykle trzeba ukończyć kurs przedmałżeński i odbyć spotkania w poradni rodzinnej, a terminy kursów bywają ograniczone. Lepiej zrobić to wcześniej niż na ostatnią chwilę.
6–7 miesięcy przed: wizualna strona dnia
Teraz można zająć się tym, co nadaje uroczystości charakter: motywem przewodnim, kolorystyką, dekoracjami i kwiatami. Florystkę i dekoratora warto zarezerwować z wyprzedzeniem, zwłaszcza na sezon. Pomyślcie też o zaproszeniach – jeśli mają być projektowane i drukowane na zamówienie, potrzebują czasu.
Dla gości z daleka przygotujcie tak zwane save the date – krótką informację o terminie, wysłaną pocztą lub mailem, żeby mogli zaplanować urlop i nocleg. Przy weselu poza miastem warto od razu wstępnie zarezerwować pokoje w okolicy albo zorganizować transport dla gości.
Jeśli marzy się wam podróż poślubna tuż po weselu, to dobry moment na jej zaplanowanie i porównanie ofert. Pamiętajcie o ważności paszportów i ewentualnych wizach.
Dekoracje to obszar, na którym łatwo przekroczyć budżet. Zanim zamówicie łuk z kwiatów, girlandy i podświetlane napisy, sprawdźcie, co w cenie oferuje sala – często są to obrusy, pokrowce na krzesła i podstawowe dekoracje stołów. Część ozdób można zrobić samodzielnie albo z pomocą przyjaciół: winietki, tablicę z planem stołów, drobne podziękowania dla gości. Zostawcie sobie jednak na to czas wcześniej, a nie na ostatni tydzień, kiedy nerwów i tak będzie wystarczająco dużo.
4–5 miesięcy przed: menu, tort i garnitur
Ustalanie menu z salą, degustacja i wybór tortu to dla wielu par najprzyjemniejszy etap przygotowań. Na degustacji warto zapytać o wielkość porcji, liczbę ciepłych dań w nocy, opcje dla gości wegetariańskich, z alergiami czy dla dzieci. Zapytajcie też, ile osób z obsługi będzie na sali i do której godziny pracują kelnerzy.
Pan młody powinien w tym czasie zająć się garniturem, zwłaszcza jeśli ma być szyty na miarę. Do tego obrączki – jeśli zamawiacie je u jubilera, z grawerem, potrzebują kilku tygodni.
To także dobry moment na decyzje o atrakcjach. Fotobudka, pokaz tańca, stół ze słodkościami, kącik dla dzieci z animatorką czy oczepiny prowadzone przez zespół – każda z tych rzeczy może być świetna, ale żadna nie jest obowiązkowa. Lepiej wybrać dwie, trzy, które naprawdę do was pasują, niż zapchać wieczór programem, przez który goście nie będą mieli czasu porozmawiać i potańczyć. Jeśli zapraszacie dużo dzieci, opiekunka lub animatorka w osobnej sali bywa prezentem bardziej dla rodziców niż dla maluchów.
3 miesiące przed: zaproszenia
Zaproszenia zwykle wysyła się lub wręcza mniej więcej dwa, trzy miesiące przed weselem. Poproście w nich o potwierdzenie obecności w konkretnym terminie, najlepiej na miesiąc przed uroczystością, i zapytajcie o ewentualne diety czy potrzebę noclegu. Najbliższej rodzinie zaproszenia warto wręczyć osobiście – w wielu domach to wciąż ważny gest.
Ustalcie też szczegóły ceremonii z urzędnikiem lub księdzem: muzykę, czytania, przysięgę, ewentualne własne słowa. W tym okresie zwykle umawia się próbne fryzury i makijaż, żeby w dniu ślubu nie było niespodzianek.
Jeśli macie preferencje co do prezentów, warto delikatnie zasygnalizować je w zaproszeniu albo przekazać przez świadków. Coraz więcej par prosi o wsparcie podróży poślubnej, wpłatę na wybraną fundację albo o książkę zamiast kwiatów. Kwiaty i tak zwiędną po dwóch dniach, a książki czy darowizna zostaną na dłużej. Ważne, żeby taka prośba była sformułowana lekko i bez presji – goście powinni czuć, że to podpowiedź, a nie obowiązek.
1–3 miesiące przed: urząd stanu cywilnego
Formalności w urzędzie to etap, o którym łatwo zapomnieć w natłoku przyjemniejszych spraw, a od którego zależy, czy ślub w ogóle będzie ważny. Przy ślubie cywilnym narzeczeni składają w urzędzie stanu cywilnego pisemne zapewnienie, że nie istnieją okoliczności wyłączające zawarcie małżeństwa. Zapewnienie jest ważne sześć miesięcy, a ślub można wziąć najwcześniej miesiąc po jego złożeniu – dlatego najlepiej zrobić to dwa, trzy miesiące przed datą uroczystości. Za sporządzenie aktu małżeństwa płaci się 84 zł opłaty skarbowej, a za ślub poza urzędem, na przykład w plenerze, dodatkowo 1000 zł.
Przy ślubie konkordatowym w urzędzie odbiera się zaświadczenie, które trzeba dostarczyć do parafii przed ślubem – ono również ma ograniczony termin ważności. W parafii zwykle składa się też inne dokumenty, na przykład świadectwo chrztu wystawione niedawno. Szczegóły, w tym listę dokumentów, warto potwierdzić w swoim urzędzie i parafii, bo praktyka bywa różna.
Wiele urzędów pozwala zarezerwować termin ślubu wcześniej, także przez internet, ale zasady takiej rezerwacji różnią się w zależności od miasta. Na przykład urząd w Krakowie opisuje cały proces krok po kroku w swoim biuletynie. Przed wizytą sprawdźcie stronę swojego USC.
Przy składaniu zapewnień składa się też oświadczenie o nazwisku, jakie będziecie nosić po ślubie: każde z was może zachować swoje, przyjąć nazwisko współmałżonka albo połączyć oba. Warto przemyśleć to wcześniej, bo zmiana nazwiska oznacza potem wymianę dowodu osobistego, prawa jazdy i paszportu oraz aktualizację danych w banku, pracy, u lekarza i w wielu innych miejscach.
Ostatni miesiąc: plan stołów i scenariusz dnia
Gdy znacie już ostateczną liczbę gości, czas na plan rozsadzenia. To zadanie bywa zaskakująco trudne, więc zarezerwujcie na nie spokojny wieczór. Usadzajcie ludzi tak, żeby mieli o czym rozmawiać, a skłócone ciocie nie siedziały naprzeciwko siebie.
Przygotujcie też scenariusz dnia z godzinami: przygotowania, przyjazd fotografa, wyjazd do urzędu lub kościoła, ceremonia, życzenia, obiad, pierwszy taniec, tort, oczepiny. Przekażcie go świadkom, fotografowi, zespołowi i koordynatorowi z sali. Ostatnia przymiarka sukni, odbiór obrączek, potwierdzenie godzin z każdym usługodawcą – to wszystko warto odhaczyć najpóźniej dwa tygodnie przed ślubem.
Na koniec przygotujcie koperty z należnościami dla usługodawców, których rozlicza się w dniu wesela, i oddajcie je zaufanej osobie. Wy macie wtedy na głowie zupełnie inne sprawy.
Zapiszcie też w jednym miejscu telefony do wszystkich usługodawców i przekażcie tę listę świadkom. Jeśli w dniu wesela spóźni się kierowca albo kwiaciarka nie dowiezie bukietu, to oni będą dzwonić, a nie wy.
Tydzień przed
Ostatni tydzień to czas na drobiazgi i odpoczynek. Spakujcie torbę na dzień ślubu: zapasowe rajstopy, plastry, agrafki, leki przeciwbólowe, ładowarkę, coś do jedzenia, wygodne buty na zmianę. Odbierzcie garnitur, potwierdźcie transport. I – co najtrudniejsze – oddajcie część zadań świadkom i rodzinie. Nie musicie wszystkiego robić sami.
Dzień przed
Lekka kolacja, wcześniejszy sen, telefon wyciszony po dwudziestej drugiej. Nie zaczynajcie nowych zabiegów kosmetycznych, nie farbujcie włosów na nowy kolor i nie testujcie nowego kremu. Jutro i tak wszystko się uda.
W dniu ślubu
Zjedzcie śniadanie, nawet jeśli stres ściska żołądek – przed wami długi dzień. Piszcie do świadków, a nie do usługodawców; od tego macie teraz ich. I postarajcie się choć na chwilę zatrzymać, rozejrzeć i zapamiętać ten dzień nie przez ekran telefonu ani przez obiektyw fotografa, tylko po prostu dla siebie. Żaden plan nie jest tak ważny jak to, żebyście przeżyli go razem.
Po weselu
Gdy emocje opadną, zostaje jeszcze kilka spraw. Rozliczcie się z usługodawcami, jeśli coś zostało do zapłaty, i odbierzcie od sali rzeczy, które zostały po przyjęciu. Jeśli zmieniacie nazwisko, zacznijcie od wymiany dowodu osobistego, a potem stopniowo aktualizujcie dane w kolejnych instytucjach. Podziękowania dla gości – choćby krótka wiadomość ze zdjęciem z wesela – to miły gest, który wiele osób docenia. A potem po prostu odpocznijcie. Przez kilka miesięcy byliście kierownikami wielkiego projektu. Teraz możecie być już tylko małżeństwem.
